Teilnahme an der Erhebung

Es ist davon auszugehen, dass das Potenzial der Einrichtungen und Dienste, die an den Jahreserhebungen teilnehmen können, bisher noch nicht im ausreichenden Maße ausgeschöpft wird. Die Gründe für eine Nicht-teilnahme an den Erhebungen können einmal in einer fehlenden oder unzureichenden Ausstattung mit einer entsprechenden Dokumentationssoftware liegen, aber auch in fehlenden personellen Ressourcen für den Bereich Dokumentation oder einer mangelhaften Informationsbasis hinsichtlich der Voraussetzungen für eine Teilnahme an den Jahreserhebungen.

Das folgende Schaubild gibt einen Überblick über verschiede Wege zu einer Teilnahme an den Jahreserhebungen der BAG W und soll den Verantwortlichen der Einrichtungen und Dienste und ihrer Träger eine Entscheidungs- und Planungsgrundlage für die Einführung entsprechender Dokumentationssysteme geben. Ist eine solche Entscheidung getroffen, hat sich die Benennung eines/einer Beauftragten für den Bereich Dokumentation als wichtiger Schritt zur weiteren Entwicklung erwiesen. Für die Einführung eines entsprechenden Dokumentationssystems ist nach bisherigen Erfahrungen aus dem Hilfesystem eine Vorlaufzeit von mindestens einem Jahr zu veranschlagen, um alle notwendigen Schritte zu planen und umzusetzen. Dabei ist zu beachten, dass die Kosten für die benötigte Hardware und die entsprechende Dokumentationssoftware, die wesentlich von der Zahl der benötigten Lizenzen abhängig ist sowie evtl. anfallende zusätzliche Personalkosten, rechtzeitig beim zuständigen Träger bzw. dem Kostenträger der Angebote beantragt wird.

Das Schaubild verdeutlicht die vier möglichen Ausgangssituationen ihrer Einrichtung, falls sie noch nicht an der jährlichen Klientendatenerhebung der BAG W teilnehmen sollten und die jeweiligen Schritte die die Voraussetzungen für die Teilnahme an der Datenerhebung darstellen.

Wenn sie in ihrer Einrichtung keine Dokumentation durchführen, sollten sie damit beginnen und eine zertifizierte Dokumentationssoftware mit Basisdatensatz einführen. Eine zweite Möglichkeit wäre, dass sie zwar die in ihrer Einrichtung in Anspruch genommene Hilfe dokumentieren, dies aber nicht auf Grundlage des Basisdatensatzes geschieht. Ist dies der Fall, ist die Einführung einer Dokumentationssoftware mit Basisdatensatz bzw. die Integration des Basisdatensatzes und die Zertifizierung der bereits in Verwendung befindlichen Software die Lösung. Wenn sie allerdings schon eine Software zur Dokumentation in ihrer Einrichtung verwenden, diese allerdings nicht mit dem Prüfsiegel der AG STADO zertifiziert ist, sollten sie mit dem Softwarehersteller in Kontakt treten und prüfen ob die Integration des Basisdatensatzes und eine Zertifizierung der Software durchführbar ist. Ist dies nicht der Fall müssten sie, um an der Klientendatenerhebung teilnehmen zu können, eine bereits zertifizierte Software mit Basisdatensatz einführen. Es könnte allerdings auch sein, dass sie in ihrer Einrichtung schon eine zertifizierte Software nutzen, damit allerdings noch nie an der Klientendatenerhebung teilgenommen haben. In diesem Fall nehmen sie einfach Kontakt mit der BAG W oder GSDA auf und einer Teilnahme steht nichts weiter im Wege.