Prinzipiell können alle Einrichtungen und Dienste, die über eine mit dem Prüfsiegel der AG STADO ausgestatten Dokumentationssoftware verfügen oder mit Einzellösungen arbeiten, die nachweislich mit dem aktuell gültigen Basisdatensatz der AG STADO ausgestattet sind, an den Klientendatenerhebungen der BAG W teilnehmen. Ob die von ihnen verwendete Dokumentationssoftware über ein solches Prüfsiegel verfügt, können sie der Liste der aktuell freigegeben Softwarelösungen entnehmen.
Zu Beginn eines Jahres kontaktiert die Geschäftsstelle der BAG W, gemeinsam mit der GSDA, alle Einrichtungen und Dienste, die auch bereits in den Vorjahren an den Erhebungen teilgenommen haben, sowie eine Reihe von Einrichtungen und Diensten, von denen bekannt ist, dass sie Hilfeprozesse mit einer zertifizierten Dokumentationssoftware erfassen. Diese Einrichtungen und Dienste erhalten per Email das für die jeweilige Klientendatenerhebung gültige Aggregierungstool einschließlich der technischen und organisatorischen Hinweise zur Erhebung.
Die Einrichtungen erstellen dann aus Ihrer Dokumentationssoftware heraus eine Exportdatei mit den Klientendaten des jeweiligen Erhebungszeitraums und aggregieren diese Daten anschließend mit Hilfe des gelieferten Aggregationstools. Die so erstellte Datei, deren Inhalt vollständig anonymisiert keinerlei Rückschlüsse mehr auf personenbezogene Angaben der Hilfeempfänger zulässt, wird dann an die Gesellschaft für Standarddokumentation und Auswertung (GSDA) verschickt, die diese Daten einer ersten Konsistenzprüfung unterzieht.
